English
Čeština
SlovenčinaExcel nám v restauraci fungoval. Kým nám nezačal brať príliš veľa času: Ako bar Dve Zrzky zjednodušil riadenie financií s Dishboardom
Dve sestry, láska k Španielsku a myšlienka priniesť do Bratislavy miesto, ktoré tu chýbalo. Tak vznikli Dve Zrzky – španielsky bar koncept postavený na víne, tapas, živej hudbe a atmosfére, za ktorou sa hostia radi vracajú.
Klaudia a Izabela však od začiatku podnikania kombinujú Zrzky aj so svojimi ďalšími zamestnaniami. Keď sa podnik postupne rozrástol, pribudli väčšie eventy, viac ľudí aj administratívy a bolo čoraz dôležitejšie využívať čas efektívne.
Financie mali pritom od začiatku pod kontrolou. Väčšinu dát si však spracovávali manuálne v Exceli. A ten im po piatich rokoch jednoducho prestal stačiť. Dnes im Dishboard automatizuje spracovanie dát, ukazuje P&L priebežne počas mesiaca, stráži platby a zjednodušuje prácu s účtovníctvom. Výsledkom je menej manuálnej administratívy, nižšia chybovosť a viac času na samotný biznis.
Klaudia a Izabela však od začiatku podnikania kombinujú Zrzky aj so svojimi ďalšími zamestnaniami. Keď sa podnik postupne rozrástol, pribudli väčšie eventy, viac ľudí aj administratívy a bolo čoraz dôležitejšie využívať čas efektívne.
Financie mali pritom od začiatku pod kontrolou. Väčšinu dát si však spracovávali manuálne v Exceli. A ten im po piatich rokoch jednoducho prestal stačiť. Dnes im Dishboard automatizuje spracovanie dát, ukazuje P&L priebežne počas mesiaca, stráži platby a zjednodušuje prácu s účtovníctvom. Výsledkom je menej manuálnej administratívy, nižšia chybovosť a viac času na samotný biznis.
Až 90 % času
Až 90 % času
ušetreného pri odovzdávaní dokladov
P&L v reálném čase
namiesto manuálneho prepisovania v Exceli
pre prehľad
o všetkých splatnostiach
o všetkých splatnostiach
1 platobný kalendár
1 platobný kalendár
Zo španielskeho Erasmu vznikol gastro koncept v Bratislave
Vzťah sestier k Španielsku sa začal počas Klaudiinho Erasmu v Madride. Slnko, jedlo, víno, večerný život a celková atmosféra ich chytili natoľko, že sa do Španielska začali vracať aj niekoľkokrát ročne. A keďže obe mali blízko ku gastronómii, postupne si začali všímať, že podobný koncept im doma v Bratislave chýba.
„Španielsko sa nám zdalo najbližšie nášmu srdcu.“
„Španielsko sa nám zdalo najbližšie nášmu srdcu.“
S rastúcim podnikom začal byť Excel príliš časovo náročný
Financie si sestry sledovali od úplného začiatku. Ich hlavným nástrojom bol Excel, v ktorom spracovávali P&L aj ďalšie prevádzkové dáta. Dlho im tento spôsob fungoval. Postupne však bolo potrebné manuálne prenášať čoraz viac informácií – napríklad dáta o tržbách do P&L. S rastúcim podnikom začala táto agenda zaberať viac času, než jej Izabela chcela venovať.
Začala preto aktívne hľadať riešenie, ktoré by časť procesov automatizovalo. Pozerala sa aj po zahraničných aplikáciách, tie však boli výrazne drahšie a často ponúkali množstvo funkcií určených skôr pre oveľa väčšie gastro prevádzky. Potrebovala niečo, čo bude zodpovedať reálnym potrebám Zrziek.
Začala preto aktívne hľadať riešenie, ktoré by časť procesov automatizovalo. Pozerala sa aj po zahraničných aplikáciách, tie však boli výrazne drahšie a často ponúkali množstvo funkcií určených skôr pre oveľa väčšie gastro prevádzky. Potrebovala niečo, čo bude zodpovedať reálnym potrebám Zrziek.
„Excel ako nástroj je úžasný, avšak iba do nejakého štádia. Už nám bral omnoho viac času, než by podľa mňa mal.“
Dishboard objavili v správnom čase
Na Dishboard Izabela narazila v reklame na Instagrame. V tom čase už podobný nástroj aktívne hľadala, preto ju zaujala kombinácia funkcií zameraných priamo na gastro aj lokálna podpora. Dôležité pre ňu bolo tiež to, aby systém nemusela obsluhovať iba ona sama.
„Potrebujem niektoré úkony odovzdať ďalej našim ľuďom, prevádzkarovi a podobne.“
Zrzky tak mohli postupne presunúť časť administratívy na ďalších členov tímu a nebyť pri každom kroku závislé iba od jedného človeka.
„Potrebujem niektoré úkony odovzdať ďalej našim ľuďom, prevádzkarovi a podobne.“
Zrzky tak mohli postupne presunúť časť administratívy na ďalších členov tímu a nebyť pri každom kroku závislé iba od jedného človeka.
P&L už nemusia skladať ručne na konci mesiaca
Jednou z najväčších zmien je pre Zrzky práca s P&L. Keď sa do Dishboardu nahrá faktúra, automaticky sa zaradí do príslušnej kategórie a prejaví sa v aktuálnych výsledkoch. Izabela tak nemusí čakať na koniec mesiaca ani manuálne prenášať jednotlivé údaje do Excelu.
„P&L je pre nás super, lebo to vidíme veľmi prehľadne. Okamžite.“
Výsledky si navyše môžu pozerať nielen po jednotlivých mesiacoch, ale aj kvartálne a priebežne kontrolovať konkrétne nákladové kategórie. Práve možnosť sledovať čísla v priebehu mesiaca považuje Izabela oproti Excelu za jeden z najväčších rozdielov.
„Dokážeme si tie kategórie kontrolovať priebežne, nielen na konci mesiaca. To je naozaj game changer oproti Excelu.“
„Dokážeme si tie kategórie kontrolovať priebežne, nielen na konci mesiaca. To je naozaj game changer oproti Excelu.“
Menej manuálnych krokov znamená aj menší priestor na chyby
Pri ručnom spracovaní dát v Exceli stačí jedna chyba v bunke, nesprávne zadané číslo alebo zabudnutý doklad a výsledok sa môže preniesť aj do ďalšieho obdobia. Pri rastúcom množstve administratívy už Izabela nemala kapacitu spätne kontrolovať každý údaj. Dishboard tento proces zjednodušil. Faktúry sa po nahratí automaticky kategorizujú a výsledok sa rovno premieta do P&L.
„Keď si to človek dobre nastaví na začiatku, zníži sa mu chybovosť. Tie čísla sú presné a je to win-win.“
Zrzky tak nemusia meniť spôsob, akým nad financiami premýšľajú. Namiesto toho automatizovali manuálne kroky, ktoré im zbytočne brali čas.
Dishboard šetrí čas aj prácu človeka
Keď sa Izabela rozhodovala, či Dishboard vyskúša, cena pre ňu nebola zanedbateľná. Potrebovala si byť istá, že systém prinesie reálnu hodnotu. Dnes hovorí, že sa investícia oplatila.
„Za nás je najväčší prínos Dishboardu práve to, že nám šetrí čas a v podstate nám šetrí človeka, ktorý mal na starosti tieto veci.“
A práve toto by zdôraznila aj ďalším gastro prevádzkam. Na začiatku podnikania je prirodzené sledovať každé euro a množstvo úloh si robiť svojpomocne. V určitom bode však treba počítať aj hodnotu vlastného času a energie.
„Za nás je najväčší prínos Dishboardu práve to, že nám šetrí čas a v podstate nám šetrí človeka, ktorý mal na starosti tieto veci.“
A práve toto by zdôraznila aj ďalším gastro prevádzkam. Na začiatku podnikania je prirodzené sledovať každé euro a množstvo úloh si robiť svojpomocne. V určitom bode však treba počítať aj hodnotu vlastného času a energie.
Platobný kalendár nahradil vlastný systém
Platobný kalendár v Dishboarde sleduje splatnosť faktúr na jednom mieste. Ak faktúra neobsahuje QR kód, Dishboard ho automaticky vytvorí, takže ju možno jednoducho načítať a zaplatiť.
„Keď mám čistý mesiac a všetko uhradené, je to úplne úžasné.“
Platobný kalendár sa tak stal ďalšou časťou administratívy, ktorú už Izabela nemusí sledovať vlastným spôsobom mimo Dishboardu.
„Keď mám čistý mesiac a všetko uhradené, je to úplne úžasné.“
Platobný kalendár sa tak stal ďalšou časťou administratívy, ktorú už Izabela nemusí sledovať vlastným spôsobom mimo Dishboardu.
90 % času ušetreného pri odovzdávaní dokladov účtovníčke
Zrzky spolupracujú s účtovníčkou v Košiciach, zatiaľ čo samotná prevádzka je v Bratislave. V minulosti preto bolo potrebné doklady fyzicky pripravovať, tlačiť a posielať poštou. Dnes Izabela potrebné podklady jednoducho exportuje.
„Naozaj sme tým ušetrili 90 % času.“
Aj zdanlivo malá digitalizácia jedného procesu tak odstránila pravidelnú manuálnu činnosť, ktorá pri vzdialenej spolupráci s účtovníčkou nedávala zmysel.
„Naozaj sme tým ušetrili 90 % času.“
Aj zdanlivo malá digitalizácia jedného procesu tak odstránila pravidelnú manuálnu činnosť, ktorá pri vzdialenej spolupráci s účtovníčkou nedávala zmysel.
Čísla potvrdili, že financie mali nastavené dobre
Dishboard u Zrziek neodhalil veľký finančný problém. A práve to je pre ne pozitívny výsledok. Sestry si náklady na suroviny, marže a zisk počítali už predtým a nové dáta ich utvrdili v tom, že systém mali nastavený správne.
V niektorých oblastiach ich výsledky dokonca príjemne prekvapili. Vďaka aktuálnym nákupným cenám jednotlivých surovín získali presnejší pohľad na náklady kuchyne a baru a zistili, že sú v skutočnosti nižšie, než pôvodne počítali. Dishboard im tak nepriniesol úplne nový spôsob finančného riadenia. Dal im presnejšie a aktuálnejšie dáta bez potreby všetko manuálne prepočítavať.
V niektorých oblastiach ich výsledky dokonca príjemne prekvapili. Vďaka aktuálnym nákupným cenám jednotlivých surovín získali presnejší pohľad na náklady kuchyne a baru a zistili, že sú v skutočnosti nižšie, než pôvodne počítali. Dishboard im tak nepriniesol úplne nový spôsob finančného riadenia. Dal im presnejšie a aktuálnejšie dáta bez potreby všetko manuálne prepočítavať.
Tržby a náklady vidia v súvislostiach
Pre Zrzky nie je dôležité iba vedieť, koľko minuli. Potrebujú vidieť, ako sa náklady vyvíjajú vzhľadom na aktuálne tržby a zásoby. To im pomáha napríklad pri objednávaní surovín.
Keď do tímu príde nový človek a objedná príliš veľa alebo naopak príliš málo, priebežné dáta môžu na odchýlku upozorniť skôr. Izabela tak môže sledovať, či objem nákupov zodpovedá tomu, ako sa podniku aktuálne darí. Namiesto spätného vyhodnotenia mesiaca získavajú Zrzky čísla, s ktorými môžu pracovať už počas jeho priebehu.
Keď do tímu príde nový človek a objedná príliš veľa alebo naopak príliš málo, priebežné dáta môžu na odchýlku upozorniť skôr. Izabela tak môže sledovať, či objem nákupov zodpovedá tomu, ako sa podniku aktuálne darí. Namiesto spätného vyhodnotenia mesiaca získavajú Zrzky čísla, s ktorými môžu pracovať už počas jeho priebehu.
Dve Zrzky pred a po Dishboarde
| Ukazovateľ | Pred zavedením dashboardu | Po zavedení |
|---|---|---|
| P&L | Manuálne spracovanie v Exceli | Aktuálny prehľad počas mesiaca |
| Prevádzkové dáta | Manuálny prenos dát | Automatické prepojenie dát |
| Faktúry | Viac manuálnych krokov | Automatické zaradenie do kategórií |
| Chybovosť | Pri manuálnom zadávaní bolo potrebné dáta spätne kontrolovať | Minimum manuálnych zásahov |
| Platby | Vlastný systém sledovania | Platobný kalendár a úhrada cez QR kód |
| Účtovníctvo | Príprava a fyzické posielanie dokladov | Jednoduchý export podkladov |
| Odovzdanie dokladov | Časovo náročný proces | Podľa Izabely úspora až 90 % času |
| Rozhodovanie | Vyhodnotenie dát najmä spätne | Priebežný pohľad na tržby, náklady a kategórie |
Často kladené otázky o Dishboarde
Áno. Aj Dve Zrzky používali Excel od začiatku podnikania a mali v ňom nastavený systém, ktorý im fungoval. S rastom prevádzky však manuálne prenášanie dát a príprava P&L začali zaberať príliš veľa času. Dishboard im umožnil časť týchto procesov automatizovať a sledovať aktuálne čísla bez ručného prepisovania.
Po nahratí faktúr sa náklady automaticky zaraďujú do jednotlivých kategórií a premietajú sa do P&L. Dve Zrzky tak môžu priebežne sledovať náklady, tržby a výsledky za jednotlivé mesiace aj kvartály namiesto toho, aby všetky dáta vyhodnocovali až spätne.
Záleží od veľkosti prevádzky a spôsobu, akým má administratívu nastavenú. V prípade Dvoch Zrziek sa napríklad čas potrebný na spracovanie a odovzdávanie dokladov účtovníčke znížil podľa Izabely približne o 90 %. Najväčší prínos Dishboardu vidia práve v úspore času a manuálnej práce.
Áno. Dve Zrzky využívajú platobný kalendár, v ktorom majú prehľad o faktúrach a ich splatnosti. Faktúry platia pomocou QR kódu a po spárovaní platby sa uhradené doklady automaticky prestanú zobrazovať medzi neuhradenými.
Áno – a Dve Zrzky sú toho dobrým príkladom. Dishboard u nich neodhalil zásadný problém vo finančnom riadení. Naopak, potvrdil, že mali čísla nastavené správne. Hlavnou zmenou bola automatizácia, nižšia chybovosť a možnosť pracovať s aktuálnymi dátami priebežne bez množstva manuálnych úkonov.
Chcete dosiahnuť rovnaké výsledky aj vo vašej reštaurácii?
Povedzte nám svoj príbeh a my vám pripravíme riešenie na mieru.
Chcete dosiahnuť rovnako skvelé výsledky aj vo vašom gastro podniku?
Povedzte nám svoj príbeh
a my vám pripravíme riešenie na mieru!
a my vám pripravíme riešenie na mieru!