Ako si vybrať účtovníka pre svoj gastro podnik

Prevádzkovanie reštaurácie je časovo aj energeticky náročné. Účtovníctvo je však nevyhnutnosť – či už kvôli zákonným požiadavkám, alebo preto, že chcete mať aspoň základný prehľad o tom, ako si váš podnik vedie. Nikto to za vás nespraví. Kvôli tomu sa však často odsúva na druhú koľaj to podstatné – rozvoj podnikania, spokojnosť hostí aj zamestnancov. A práve tu prichádza na rad kvalitný účtovník.

Prečo mať účtovníka?

Možno sa v účtovníctve vyznáte a spravujete si ho sami. Avšak dobrý účtovník nie je len luxus, ale nevyhnutnosť. Správne vedené účtovníctvo vám môže ušetriť čas, peniaze a pomôcť predísť nepríjemnostiam s úradmi. A čo je najdôležitejšie – účtovník vám umožní sústrediť sa na to, čo viete najlepšie: na vedenie vášho podniku. Na účtovníkovi sa vám teda skutočne oplatí – nejde o výdavok navyše, ale o investíciu, ktorá sa vráti.

Definícia účtovníka

Ideálny prípad účtovníka je taký, kde sa s faktúrou a podobnými účtovnými dokumentmi stretávate len dvakrát – keď faktúru (alebo váš zamestnanec) preberáte od dodávateľa a potom, keď ju platíte. O všetko medzi tým sa stará účtovník, aby ste sa ako majiteľ a manažér mohli naplno sústrediť na chod a rozvoj samotného podniku, na zážitky hostí a spokojnosť svojich zamestnancov.

Čo sa stalo s dobrými účtovníkmi?
Účtovník by mal byť vaším partnerom v oblasti financií, nie len technickým spracovateľom dokladov pre štát. Tu je zoznam hlavných úloh, ktoré by mal kvalitný účtovník plniť:

Odstránenie administratívnej záťaže – Účtovník zabezpečí, aby ste sa s účtovnými záležitosťami stretli len vtedy, keď je to naozaj nevyhnutné: napríklad pri nahrávaní faktúr alebo ich schvaľovaní na platbu. Všetky ostatné administratívne úkony, ako je správa faktúr, kontrola platieb a ich evidencia, by mal zvládnuť za vás.
Pravidelné finančné prehľady - Každý týždeň by ste mali dostávať prehľad o finančnej situácii vášho podniku. Tieto prehľady by mali obsahovať informácie o zisku, výdavkoch, cash flow a prípadných nezrovnalostiach.
Komplexná správa financií – Účtovník by mal zabezpečiť nielen zákonom stanovené povinnosti, ako je vedenie daňového priznania či spracovanie miezd, ale aj ďalšie dôležité úlohy: evidenciu a kontrolu faktúr, poriadok v dokladoch a poradenstvo v oblasti financií.
Optimalizácia nákladov – Kvalitný účtovník vám môže pomôcť identifikovať oblasti, kde sa dá efektívne ušetriť na prevádzkových nákladoch bez toho, aby utrpela kvalita služieb alebo spokojnosť zákazníkov.
Podpora pri raste podniku – Ak plánujete expanziu, napríklad otvorenie novej prevádzky alebo zavedenie nových služieb, účtovník vám môže pomôcť s prípravou finančného plánu, rozpočtu a posúdením návratnosti investícií.

Je však potrebné dodať, že výnimky existujú – nájdu sa aj účtovnícke firmy, ktoré všetky vyššie uvedené služby zabezpečujú. Problémom býva ich vysoká cena a korporátny štýl komunikácie, ktorý nemusí každému vyhovovať. Našťastie existujú aj cenovo dostupnejšie alternatívy – napríklad moderné nástroje pre finančné riadenie, ktoré kombinujú automatizáciu s osobnou podporou.

Viete, ako správne vypočítať food cost?

Túto metriku je zároveň možné vypočítať na viacerých úrovniach, o ktorých sa môžete dočítať v našom článku o food coste. A to vrátane zohľadnenia skladových zásob.

Zistiť, ako správne na FOOD COST

Na čo si dať pozor pri výbere účtovníčky?

Žiaľ, často sa stáva, že účtovníčka vykonáva len minimum svojich povinností, zameriava sa iba na zákonom stanovené úlohy a zanedbáva širšiu podporu podniku. Aby ste našli kvalitného partnera, zvážte nasledujúce:

Referencie a skúsenosti – Pýtajte sa ostatných majiteľov reštaurácií, koho využívajú a aké majú skúsenosti. Účtovníčka s praxou v gastro odvetví lepšie porozumie špecifickým potrebám vášho podniku.
Komunikácia a dostupnosť – Je dôležité, aby účtovníčka vedela odpovedať na vaše otázky rýchlo a zrozumiteľne. Vyhnite sa tým, ktorí nereagujú včas alebo komunikujú nejasne.
Digitalizácia – Moderná účtovníčka by mala vedieť pracovať s online nástrojmi a aplikáciami, ktoré vám zjednodušia prácu s dokladmi a umožnia prístup k financiám kedykoľvek a odkiaľkoľvek. Nesmie s nimi bojovať ani ich odmietať.
Cena verzus pridaná hodnota – Najlacnejšia účtovníčka nemusí byť najlepšia voľba. Zamerajte sa na pomer medzi cenou a kvalitou poskytovaných služieb.
Dôvera – Účtovníčka bude mať prístup k citlivým informáciám o vašom podniku, preto je dôležité, aby ste jej mohli dôverovať.

Kombinácia: Nástroj na financie a účtovníčka priamo pre gastro
Často sa stáva, že účtovníčka sa musí zoznamovať s vaším systémom, nepozná gastro prostredie a všetko jej musíte pripravovať a vysvetľovať.

Možno je cena výhodná, ale platíte si to svojím časom a energiou. Riešením je využiť nástroj na správu financií špeciálne prispôsobený gastro podnikom, ktoré ponúkajú aj vlastné účtovníčky z rovnakého odvetvia. Napríklad nástroj Dishboard.

Do týchto systémov stačí nahrať faktúry (AI ich sama prečíta, takže sa nemusíte báť opisovania), prepojiť pokladňu s bankovým účtom a máte dokonalý prehľad o financiách svojho podniku. Vďaka automatizácii sa všetko spočíta samo

všetky doklady máte na jednom mieste
P&L a cashflow máte vždy k dispozícii
výpočet všetkých výdavkov, vrátane food costu
systém sám upozorňuje na splatnosti faktúr
hromadné platby faktúr jedným príkazom
vytváranie platobných QR kódov, nie je potrebné zadávať zložité príkazy

Dishboard ponúka vlastné účtovníčky. Nemusíte si tak prispôsobovať svoj systém pre svoj podnik alebo pracovať v zložitom Exceli a upravovať ho podľa svojich potrieb. Nástroje ako napríklad Dishboard spolupracujú s partnerskými účtovníčkami, ktoré sa sústreďujú na gastro oblasť a dobre poznajú jej špecifiká, vrátane samotného nástroja. Namiesto riešenia samostatného nástroja a účtovníčky, ktorá by s ním mala pracovať, získate všetko v jednom.

Vyskúšať Dishboard

Prehľad food costu a ďalších kľúčových metrík v Dishboarde

Chcete dosiahnuť rovnako skvelé výsledky aj vo vašom gastro podniku?

Povedzte nám svoj príbeh
a my vám pripravíme riešenie na mieru!

vyskúšať Dishboard