Jak majitelkám Bistra Karel šetří Dishboard práci jednoho člověka

Když Karolína a Elena poprvé vkročily do zrekonstruovaného rodinného domku v Troji, v hlavách jim vířily obrazy hostů užívajících si mezi květinami výběrovou kávu a domácí limonády. „Chtěly jsme malý ráj v Troji - kávu mezi zelení, prodej pokojovek i víkendové grilovačky,“ vzpomíná Karolína na radost z otevírání.

Jenže realita podnikání je tvrdší. Už během prvního měsíce provozu jej extrémně zatežovali účetní úkony

Sen vs. skutečnost: první šok bez Dishboardu

150-250 faktur měsíčně

Každý měsíc přistávaly desítky e-mailových i papírových dokladů od pekařů, farmářů, dodavatelů dekorací a dalších

Papírové šanony

Účtenky se tiskly a hromadily v šanonech, které se pomačkaly, ztrácely nebo rozbily při manipulaci.

Denní chaos

Elena začínala den v 9:00 vyřizováním objednávek z online nákupů, volala dodavatelům, domlouvala pop-upy a večer lovila účtenky z kapsy - mnohdy s miminkem u sebe.

Frustrace a nedostatek přehledu

Bez přehledného kalendáře splatností jim hrozilo, že některé platby uniknou pozornosti.
„Nebyl přehled. A přesně byl to chaos. Já jsem totálně chaotický člověk a lovila jsem zmuchlané účtenky z kapes o tři měsíce zpětně. Myslela jsem, že nikdy nedoběhnu s papíry.“ - Karolína

Spoléhání na účetní

Před Dishboardem Karolína i Elena plně svěřovaly práci s doklady externí účetní, které musela denně tisknout, skenovat a opravovat tabulky.
„Spoléhala jsem na účetní - vždycky jsem jí prostě dala balík papírových účtenek, pak jsem jí z e-mailu přeposílala elektronické faktury a dostávala zpátky tabulky s chybějícími položkami. Které jsem musela opravovat.“ - Karolína

Během dnů plných hluku kávovarů a smíchu hostů zůstávaly v pozadí nekonečné Excelové tabulky a večery u tiskárny. Pořádaly se víkendové akce i malé pop-upy, ale finanční stránka byznysu byla noční můrou.

Střet s dodavateli a úskalí plateb

Karolína často konzultovala ceny se svými oblíbenými farmáři. Mnozí posílali faktury pouze papírově, což znamenalo nutnost každodenních telefonátů, kontorlování a přepisování.

„Někteří dodavatelé prostě nechtějí e-maily. Musíme je obvolávat, povzbuzovat k digitální komunikaci. Dneska už to ale chápu, stačí jim ukázat, že to šetří čas i jim. Postupně ale našli radost v tom, že nemusí balit papíry.“

První měsíce volala denně více než deset farmářům a provozovala menší „edukační kampaň“, aby faktury přepínali do digitálu. Díky tomu se dočasně odstranili týdny zpožděných plateb a vztahy s dodavateli se prohloubily. A s Dishboardem to pak šlo samo.

Rozjezd Dishboardu: zlomový moment

Úvodní meeting o e-mailovém importu faktur.
Dva,tři follow-up e-maily k opakujícím se platbám a QR kódům.
Testovací měsíc: zpracování cca 200 faktur, aby si celý tým zvyknul.

Během pár dnů se první vrásky na čele vytrácely a na jejich místo přišel úžas z jednoduchosti.

„Ze začátku jsem se bála, že to bude složité a zdlouhavé. Ale hned po prvních dvou e-mailech jsem věděla, jak to funguje. Fakturu přepošlu, QR kód ji spáruje, a než se naděju, vše je hotovo. To je tak osvobozující pocit.“ - Elena

Jak Dishboard přetvořil každodenní rutinu

E-mailový import faktur

Doklady z e-mailu i papírové účtenky skeny mobilem dopadají přímo do systému. Dishboard automaticky vytěží klíčové údajů (dodavatel, částka, datum) a personál zbytek schválí jedním klikem.

Přehledný kalendář plateb

Měsíční mzdy, nájem, víkendové pop-upy i nepravidelné a skoro neviditelné výdaje se zobrazí ve formě událostí. Karolína nikdy nezapomene na platbu, protože systém ji upozorní extrémně včas.

„Dneska už nemusím kontrolovat bankovní výpisy. Otevřu kalendář, a hned vidím, co a kdy zaplatit. Nemůžu tomu uvěřit, jak je to jednoduché.“ - Karolína

QR kódy & párování plateb

Když faktura nemá QR kód, Dishboard jej vytvoří. A zároveň jsou patby díky těmto elektronickým platbám spárované, takže není potřeba kontrolovat bankovní účet s fakturami. Okamžitě a bez manuálních oprav.

Detekce duplicit

Dishboard hlídá, zda nejsou doklady zadány dvakrát. Systém upozorní, zastaví proces schvalování a pomůže vyřešit zádrhel bez finančních ztrát či zmatků v účetnictví.

Role & oprávnění

"Nahrávač": personál nahrává doklady.
"Schvalovač": Karolína a Elena schvalují jediným klikem.
"Náhled": účetní má přístup jen ke čtení.

Výdaje na suroviny i mzdy & reporting

Automatický výpočet nákladovosti surovin a jednoduché reporty pro sledování marží. Pokud se náklady přiblíží limitu, systém upozorní.

Vše na jednom místě i v mobilu

Místo půl hodiny v Excelu stačí 5 minut v mobilní aplikaci k porovnání fyzických účtenek s on-line záznamy.

Víte, jak správně počítat food cost?

Tuto metriku lze zároveň vypočítávat na několika úrovních, o kterých si můžete přečíst v našem článku pro food cost. A to právě včetně zmíněného zohlednění skladových zásob.

Zjistit jak správně na FOOD COST

„Dishboard nám šetří práci celého jednoho člověka“ - Elena

První dojmy a dlouhodobá spokojenost

Karolína a Elena oceňují intuitivní rozhraní a rychlou podporu. Diskutují o budoucích funkcích.

„A teď se nejvíc těším na analýzu cashflow a bankovní integraci, stačí jen nastavit - to budou naše druhé Vánoce.“ - Karolína

Návratnost, radost a volný čas

Dřív Karolína lopotně tiskla, balila dokumenty do šanonů, přepisovala a přepisovala tabulky. Dnes stačí jen doklady přeposlat na speciální emailovou adresu a nebo vyfotit. Systém se pak postará o zbytek, zařadí každý doklad do správné kategorie, vytěží z něj data, zapíše splatnost a vytvoří upomínku.

„Dishboard kontroluji jednou týdně. Většinou si dám klidně kávu, podívám se na čísla a jedu domů. Ta úleva je nepopsatelná.“ - Karolína

A Elena nadšeně dodává, že se místo každodenního lovení účtenek těší na nové pop-upy.

Ukazatel	Před Dishboardem	Po zavedení
Automatizace faktur	0 %	95 %
Čas na přípravu podkladů pro účetní	4 dny v měsíci	80 minut
Dohledávání dokladů	několik hodin v měsíci	0 hodin
Chyby v reportech	časté	0
Úspora času	-	20 hodin v měsíci
Stres s financemi	10	1

A jak to je nyní?

Dnes Karolíně a Eleně stačí jednou týdně nahlédnout do přehledů v Dishboardu a ujistit se, že vše běží hladce.
Místo stresu z papírů tak mohou plánovat letní pop-upy, novou zahradní zónu i rodinné procházky. Jejich vztah k Dishboardu shrnuje Elena jednou větou: „Pro mě ten Dishboard je geniální - máme víc času na kreativitu a méně na rutinu.“
Každý den kolem šesté odchází z podniku s klidem v duši, protože ví, že Dishboard zpracoval všechny doklady automaticky a připravil jim přehled zůstatků. Večer si místo papírové agendy dopřejí krátkou jógovou sestavu nebo meditaci mezi pokojovkami, zatímco systém spáruje platby a aktualizuje cashflow - a ony si mohou konečně vychutnat pocit, že finance jejich byznysu jsou skutečně pod kontrolou.

Vyzkoušet Dishboard

Přehled food costu a dalších klíčových metrik v Dishboardu

Chcete dosáhnout stejně skvělých výsledků i ve Vašem gastro podniku?

Povězte nám svůj příběh
a my vám připravíme řešení na míru!

Vyzkoušet Dishboard