English
Čeština
SlovenčinaKdyby se nám to nevracelo, tak nástroj nepoužíváme" - říkají v podniku Beer Brothers
„Měli jsme tabulky v Google disku. Každý podnik měl jednu až dvě, v lepším případě propojené. Veškeré faktury se zadávaly ručně. Výdaje byly nepřesné. Třídili jsme je, kopírovali, exportovali, porovnávali ručně. Chyby byly normální.“
V roce 2017 si Prokop s bráchou otevřeli první podnik. Dnes vedou pět provozů, pivnici, catering a tým o zhruba 90 lidech. Na první pohled působí jako zaběhlý gastro koncept - jenže cesta k systému, který funguje, byla všechno, jen ne přímá.
Jak to bylo:
Jak to bylo:
- Stres na konci měsíce, protože neměli přehled, kdy jim hrozí velké výdaje.
- 10 - 20 hodin týdně zabíjeli administrativou a manuálním vkládáním dat a opravami chyb v Excelu. Okolo 200 faktur na každou jejich pobočku.
- Nízká chybovost? Spíš iluze - nepravidelné párování faktur s platbami znamenalo až desítky překlepů a opožděných úhrad.
- Platby se dělaly večer, ručně - tudíž též s chybami.
„Přepisoval jsem faktury do banky ručně. Po večerech, unavenej. Dvakrát ta samá faktura, špatnej účet, chybnej variabilní symbol. Klasika.“
Chybovost a Excel přesáhli míru
Bratři se rozhodli hledat nástroj, který by všechny procesy sjednotil, eliminoval manuální práci a nabídl přehled v reálném čase.
„Ta chybovost byla obrovská, to jo. Člověk se k tomu dostal často až v 10 večer, a kolikrát tam byl špatně variabilní symbol nebo špatný účet a to je nejhorší. My jsme ve Zlíně do teď byli pod jedním s.r.o., takže v bankovním rozhraní musím přepínat účty a občas omylem zaplatím něco ze špatného účtu.“
Narazili na Dishboard. Proč zrovna tento nástroj?
Při testování více řešení je zaujaly především tyto funkce Dishboardu: schopnost přečíst automaticky faktury z fotky nebo emailu a nahrát do systému v rámci vteřin, interaktivní cash-flow kalendář a možnost generovat hromadné platební příkazy. Po pilotním importu prvních historických dokladů a faktur a ověření, že systém zvládne jejich objemy, se rozhodli pro plné nasazení, které pokračovalo plným zaučením.
Komplikovaný?
"Myslel jsem si, že bude hodně komplikovaný, ale to byla moje chyba. A tak jsem si prostě jeden večer fakt už vyhradil pod tlakem a naučil se hodinu a byl jsem spokojený. A asi tak po měsíci od toho jsem si uvědomil že celý systém mám přehlednější, lepší a čistší pro mě je jednodušší takhle řešit ty věci."
A pak už to bylo jednoduché
„Ta chybovost byla obrovská, to jo. Člověk se k tomu dostal často až v 10 večer, a kolikrát tam byl špatně variabilní symbol nebo špatný účet a to je nejhorší. My jsme ve Zlíně do teď byli pod jedním s.r.o., takže v bankovním rozhraní musím přepínat účty a občas omylem zaplatím něco ze špatného účtu.“
Narazili na Dishboard. Proč zrovna tento nástroj?
Při testování více řešení je zaujaly především tyto funkce Dishboardu: schopnost přečíst automaticky faktury z fotky nebo emailu a nahrát do systému v rámci vteřin, interaktivní cash-flow kalendář a možnost generovat hromadné platební příkazy. Po pilotním importu prvních historických dokladů a faktur a ověření, že systém zvládne jejich objemy, se rozhodli pro plné nasazení, které pokračovalo plným zaučením.
Komplikovaný?
"Myslel jsem si, že bude hodně komplikovaný, ale to byla moje chyba. A tak jsem si prostě jeden večer fakt už vyhradil pod tlakem a naučil se hodinu a byl jsem spokojený. A asi tak po měsíci od toho jsem si uvědomil že celý systém mám přehlednější, lepší a čistší pro mě je jednodušší takhle řešit ty věci."
A pak už to bylo jednoduché
- Export historických dokladů - vyexportovali z účetního systému a nahráli do Dishboardu asi 1 000 faktur.
- Nastavení kategorií - vytvořili vlastní skupiny (suroviny, energie, mzdy) pro pohodlné sledování nákladů.
- Školení klíčového uživatele - online konzultace trvala okolo hodiny.
- Zaškolení týmu - další kolegové nyní faktury pouze schvalují, obvykle během několika minut denně.
Jo, lepší kontrolu nad financemi určitě máme. Plánování cashflow určitě také lepší. Máme na to víc prostoru a myslím si, že nám to pomáhá s financemi obecně.
Co se změnilo?
- Každý provoz má unikátní e-mail pro příjem faktur
- Všechny faktury se automaticky vytěží
- Splatnosti se hlídají automaticky
- Platby se odesílají hromadně - bez přepisování
- Data se automaticky třídí podle kategorií i období
Ty nejlepší funkce?
- Čtení a automatické nahrávání faktur
- Hromadné platební příkazy
- Vlastní kategorie nákladů
- Žádné ruční filtrování a hledání dat v Excelu
Prokop má dnes denně přístup k výsledovkám, cashflow, rozpadům nákladů i srovnání mezi provozy. A především – má prostor s daty něco dělat.
„Dřív jsme to jen ťukali do tabulky. Teďka se díváme, co to znamená. Máme čísla, která nám říkají, kde jsme efektivní a kde ne.“
„Dneska víme, že se něco děje dřív, než to poznáme na účtu. A díky tomu máme větší klid.“
„Dřív jsme to jen ťukali do tabulky. Teďka se díváme, co to znamená. Máme čísla, která nám říkají, kde jsme efektivní a kde ne.“
- S daty pracují každý den
- Sledují trendy, kvartály, měsíce, provozy
- Plánují bonusy, investice, marketing i cashflow
- Vědí, co si podnik může a nemůže dovolit
„Dneska víme, že se něco děje dřív, než to poznáme na účtu. A díky tomu máme větší klid.“
Kdyby se nám to nevracelo a nemělo to smysl, tak samozřejmě nepokračujeme v této spolupráci. Takže časově určitě a finančně taky protože nám to šetří půl úvazku. A vidíme přesně, kam nám jdou peníze.
Víte, jak správně počítat food cost?
Tuto metriku lze zároveň vypočítávat na několika úrovních, o kterých si můžete přečíst v našem článku pro food cost. A to právě včetně zmíněného zohlednění skladových zásob.Nejlepší úleva? Automatizace plateb
Hromadné příkazy patří mezi nejoblíbenější funkce.
„Tohle je pro mě gamechanger. Když odešlu 20 faktur najednou, bez chyby, správně spárované, mám klid. A nemusím to dělat ve 22:00 ručně jako dřív.“
Co to v praxi znamená?
– Úspora desítek hodin měsíčně
– Méně chyb a dvojích plateb
– Přesnější reporting a přehled
– Lepší rozhodnutí dřív, než je pozdě
– Možnost řídit růst i zpomalit, když je třeba
– Víc prostoru pro tým, méně operativy
Dřív jeli punk. Dnes mají systém. A když se jich někdo zeptá, co bylo největší změnou?
„To, že máme konečně prostor řídit firmu, ne jen reagovat na problémy.“
„Tohle je pro mě gamechanger. Když odešlu 20 faktur najednou, bez chyby, správně spárované, mám klid. A nemusím to dělat ve 22:00 ručně jako dřív.“
Co to v praxi znamená?
– Úspora desítek hodin měsíčně
– Méně chyb a dvojích plateb
– Přesnější reporting a přehled
– Lepší rozhodnutí dřív, než je pozdě
– Možnost řídit růst i zpomalit, když je třeba
– Víc prostoru pro tým, méně operativy
Dřív jeli punk. Dnes mají systém. A když se jich někdo zeptá, co bylo největší změnou?
„To, že máme konečně prostor řídit firmu, ne jen reagovat na problémy.“
| Ukazatel | Před Dishboardem | Po zavedení | |
|---|---|---|---|
| Automatizace faktur | 0 % rozpoznaných položek | 99 % položek automaticky vytěženo | |
| Administrativa | 20 hodin týdně | 2 hodiny týdně | |
| Čas uvolněný pro strategii a analytiku | 0 h měsíčně | 80 h měsíčně | |
| Chyb v dokladech a platbách | časté (špatné VS, nesprávný účet) | prakticky nulové | |
| Placení faktur | 3 hodiny týdně | 5 minut |
A jak to je nyní?
Dishboard proměnil chaos v Excelu na plynulý chod financí. Beer Brothers si uvolnili stovky hodin ročně, zbavili se nočních starostí s chybami a teď mají stoprocentní přehled, kam peníze skutečně putují. Místo papírování se věnují tomu, co je baví - vymýšlení nových pivních speciálů, překvapování hostů a budování svého gastro impéria.
Dishboard proměnil chaos v Excelu na plynulý chod financí. Beer Brothers si uvolnili stovky hodin ročně, zbavili se nočních starostí s chybami a teď mají stoprocentní přehled, kam peníze skutečně putují. Místo papírování se věnují tomu, co je baví - vymýšlení nových pivních speciálů, překvapování hostů a budování svého gastro impéria.
Chcete dosáhnout stejně skvělých výsledků i ve Vašem gastro podniku?
Povězte nám svůj příběh
a my vám připravíme řešení na míru!
a my vám připravíme řešení na míru!