English
Čeština
SlovenčinaDva dny času navíc každý měsíc. Jak restaurace Semmering zjednodušila administrativu díky Dishboardu
Restaurace Semmering v pražských Hlubočepích měla být původně malé bistro pro dvanáct hostů. Z původního konceptu ale postupně vznikla restaurace pro zhruba 120 lidí a s jejím růstem přirozeně rostly i nároky na každodenní provoz.
Spolumajitelé Matyáš a Honza tak vedle péče o hosty a tým začali řešit stále více administrativy, dodavatelů, faktur a finančního řízení. Postupně proto hledali způsob, jak si rutinní práci zjednodušit a zároveň mít důležitá čísla restaurace lépe dostupná na jednom místě.
S Dishboardem dnes Semmering automatizuje zpracování faktur, hlídá jejich splatnost a postupně získává detailnější přehled o food costu i jednotlivých nákladových kategoriích. Největší přínos ale Matyáš popisuje jednoduše: systém mu může ušetřit až dva pracovní dny měsíčně.
Spolumajitelé Matyáš a Honza tak vedle péče o hosty a tým začali řešit stále více administrativy, dodavatelů, faktur a finančního řízení. Postupně proto hledali způsob, jak si rutinní práci zjednodušit a zároveň mít důležitá čísla restaurace lépe dostupná na jednom místě.
S Dishboardem dnes Semmering automatizuje zpracování faktur, hlídá jejich splatnost a postupně získává detailnější přehled o food costu i jednotlivých nákladových kategoriích. Největší přínos ale Matyáš popisuje jednoduše: systém mu může ušetřit až dva pracovní dny měsíčně.
až 2 měsíčně
1 platební kalendář
pro přehled o všech splatnostech
zpátky díky automatizaci
a faktury přehledně na jednom místě
20–25 dodavatelů
S růstem restaurace rostly i nároky na řízení
Matyáš před otevřením Semmeringu neměl zkušenosti přímo s vedením restaurace. Vystudoval marketing a v gastru dříve pracoval především jako brigádník. Honza vystudoval hotelovou školu a zkušenosti z restaurací už měl.
Otevření vlastního podniku ale pro oba znamenalo úplně novou úroveň zodpovědnosti. Vedle samotného provozu bylo potřeba řídit tým, plánovat, komunikovat s dodavateli a mít pod kontrolou finance.
První období proto bylo hlavně o nastavování procesů a hledání systému, který bude fungovat i ve chvíli, kdy restaurace vyroste.
Otevření vlastního podniku ale pro oba znamenalo úplně novou úroveň zodpovědnosti. Vedle samotného provozu bylo potřeba řídit tým, plánovat, komunikovat s dodavateli a mít pod kontrolou finance.
První období proto bylo hlavně o nastavování procesů a hledání systému, který bude fungovat i ve chvíli, kdy restaurace vyroste.
„Ze začátku pro mě bylo nejtěžší skloubit management a volný čas.“
Právě čas se postupně stal jedním z hlavních témat. Čím více provozních úkolů přibývalo, tím větší smysl dávalo hledat činnosti, které není potřeba dělat ručně.
Desítky faktur každý měsíc znamenají desítky drobných úkolů
Finance má v Semmeringu na starosti především Matyáš. Restaurace spolupracuje přibližně s 20 až 25 dodavateli, takže faktury tvoří pravidelnou součást jeho agendy.
Každý doklad je potřeba přijmout, správně zařadit, zkontrolovat a následně uhradit. Samostatně jde o malé úkoly. V součtu ale dokážou zabrat překvapivě velkou část pracovního času.
S rostoucím provozem proto dávalo čím dál větší smysl přesunout faktury z jednotlivých e-mailů do systému, kde je možné pracovat s nimi přehledněji a část procesu automatizovat.
Vedle samotného zpracování faktur chtěli Matyáš s Honzou postupně získat také detailnější pohled na strukturu nákladů restaurace – od kuchyně a baru přes personál až po celkové cash flow.
Každý doklad je potřeba přijmout, správně zařadit, zkontrolovat a následně uhradit. Samostatně jde o malé úkoly. V součtu ale dokážou zabrat překvapivě velkou část pracovního času.
S rostoucím provozem proto dávalo čím dál větší smysl přesunout faktury z jednotlivých e-mailů do systému, kde je možné pracovat s nimi přehledněji a část procesu automatizovat.
Vedle samotného zpracování faktur chtěli Matyáš s Honzou postupně získat také detailnější pohled na strukturu nákladů restaurace – od kuchyně a baru přes personál až po celkové cash flow.
Dishboard? Nejdřív kvůli kalendáři plateb
Na Dishboard narazil Matyášův parťák Honza a rovnou domluvil schůzku. Matyáš přitom poměrně rychle věděl, která funkce ho zajímá nejvíc.
„Kalendář plateb for life. I jenom kvůli tomu ho prostě chci mít.“ Platební kalendář mu dnes na jednom místě ukazuje, které faktury je potřeba zaplatit a kdy mají splatnost.
Místo práce s několika různými zdroji má tak Matyáš jasný přehled o tom, co je potřeba vyřešit nyní a co může počkat. Jednoduchá funkce, která v každodenním provozu znamená méně operativy.
„Kalendář plateb for life. I jenom kvůli tomu ho prostě chci mít.“ Platební kalendář mu dnes na jednom místě ukazuje, které faktury je potřeba zaplatit a kdy mají splatnost.
Místo práce s několika různými zdroji má tak Matyáš jasný přehled o tom, co je potřeba vyřešit nyní a co může počkat. Jednoduchá funkce, která v každodenním provozu znamená méně operativy.
Rutinní faktury řeší automatizace
Postupně začal Semmering využívat i další možnosti automatizace. Faktury od pravidelných dodavatelů se mohou automaticky nahrávat do Dishboardu a zařazovat do odpovídajících kategorií. Jakmile systém dodavatele a typ nákladu zná, není potřeba pokaždé opakovat stejné kroky.
Matyáš se tak může věnovat především dokladům, které vyžadují jeho pozornost, místo kontroly každé rutinní faktury zvlášť. Vedle toho Semmering využívá také hromadné placení faktur. Proces, který se u desítek dokladů skládá z mnoha malých kroků, se tím výrazně zkracuje.
Matyáš se tak může věnovat především dokladům, které vyžadují jeho pozornost, místo kontroly každé rutinní faktury zvlášť. Vedle toho Semmering využívá také hromadné placení faktur. Proces, který se u desítek dokladů skládá z mnoha malých kroků, se tím výrazně zkracuje.
Kolik času Dishboard ušetří? Až dva dny měsíčně
Když jsme se ho ale zeptali, jak velký rozdíl automatizace v praxi znamená, odhadl úsporu přibližně na dva pracovní dny v měsíci. Kdyby měl Dishboard doporučit jinému restauratérovi, nepopisoval by mu přitom jednotlivé funkce.
Řekl by mu jednoduše:
Řekl by mu jednoduše:
„Za měsíc ti to dá dva dny volna.“
Právě v tom vidí jednu z největších hodnot systému. Administrativa nezmizí, ale rutinní část práce nemusí zabírat čas, který lze věnovat samotné restauraci – nebo naopak životu mimo ni.
Od administrativy k detailnějšímu pohledu na čísla
Semmering dnes Dishboard nepoužívá jen pro práci s fakturami. Matyáš s Honzou postupně rozšiřují jeho využití také na finanční řízení restaurace. V systému mohou sledovat například cash flow, náklady na personál, bar nebo kuchyň a postupně detailněji pracovat také s food costem.
Data jim tak dávají možnost porovnávat kalkulované hodnoty s tím, co se v provozu skutečně děje. Pokud se například reálné náklady na suroviny začnou výrazně odchylovat od plánovaného food costu, je to signál podívat se detailněji na nákupy, spotřebu nebo nastavení provozu. Dishboard tak není jen místo, kde končí faktury. Postupně se stává podkladem pro informovanější rozhodování o fungování restaurace.
Data jim tak dávají možnost porovnávat kalkulované hodnoty s tím, co se v provozu skutečně děje. Pokud se například reálné náklady na suroviny začnou výrazně odchylovat od plánovaného food costu, je to signál podívat se detailněji na nákupy, spotřebu nebo nastavení provozu. Dishboard tak není jen místo, kde končí faktury. Postupně se stává podkladem pro informovanější rozhodování o fungování restaurace.
Systém, který má smysl budovat od začátku
Při zpětném pohledu Matyáš vidí největší výhodu v tom, že při systematické evidenci vzniká historie, se kterou lze dál pracovat. Čím dříve restaurace začne své náklady kategorizovat a sledovat, tím dříve může porovnávat jednotlivá období a sledovat, jak se její hospodaření vyvíjí.
„Měli bychom přesný rozbor od začátku. Kolik do čeho dáváme, kolik nám reálně zbývá peněz nebo kolik jsme v mínusu. I to je podstatná informace – kde se třeba musí ušetřit.“
Pro Semmering proto není Dishboard jen nástroj, který řeší současnou administrativu. Data, která v něm postupně vznikají, jim dávají lepší základ pro další řízení podniku.
„Měli bychom přesný rozbor od začátku. Kolik do čeho dáváme, kolik nám reálně zbývá peněz nebo kolik jsme v mínusu. I to je podstatná informace – kde se třeba musí ušetřit.“
Pro Semmering proto není Dishboard jen nástroj, který řeší současnou administrativu. Data, která v něm postupně vznikají, jim dávají lepší základ pro další řízení podniku.
Před a po Dishboardu
| Ukazatel | Před zavedením dashboardu | Po zavedení |
|---|---|---|
| Faktury | Zpracování faktur jako pravidelná součást administrativy | Část procesu probíhá automaticky |
| Splatnosti | Kontrola termínů napříč doklady | Platební kalendář na jednom místě |
| Placení | Zpracování jednotlivých plateb | Možnost hromadného placení |
| Administrativa | Řada opakujících se manuálních úkonů | Úspora podle Matyáše až 2 pracovních dnů měsíčně |
| Náklady | Postupně budovaný systém finančního řízení | Kuchyň, bar, personál a další kategorie přehledněji na jednom místě |
| Food cost | Kalkulace a provozní data bylo potřeba vyhodnocovat samostatně | Možnost porovnávat plánované a reálné náklady |
| Rozhodování | Informace z více zdrojů | Data pro další rozhodování na jednom místě |
Nejčastější otázky k automatizaci faktur s Dishboardem
Dishboard umožňuje faktury automaticky nahrávat, kategorizovat a mít je přehledně na jednom místě. V Semmeringu se tak u pravidelných dodavatelů velká část procesu opakuje automaticky a Matyáš se může věnovat hlavně dokladům, které skutečně vyžadují jeho pozornost.
Záleží na počtu faktur, dodavatelů a nastavení konkrétního provozu. Matyáš ze Semmeringu odhaduje, že jim Dishboard ušetří přibližně jeden pracovní den za dva týdny. Jak sám říká: „Za měsíc ti to dá dva dny volna.“
Platební kalendář ukazuje na jednom místě faktury a jejich splatnosti. Majitel restaurace tak vidí, které platby je potřeba řešit a které mohou počkat. Právě platební kalendář byl pro Matyáše jedním z hlavních důvodů, proč chtěl Dishboard začít používat.
Ano. Semmering v Dishboardu sleduje například náklady na kuchyň, bar nebo personál a postupně s daty pracuje i při vyhodnocování food costu. Díky tomu má důležité finanční informace přehledněji na jednom místě a může je využívat při dalším řízení provozu.
Podle zkušenosti Semmeringu ano. Čím dříve začne provozovna systematicky evidovat faktury a jednotlivé nákladové kategorie, tím delší historii dat má později k dispozici. Matyáš zpětně zmiňuje, že kdyby Dishboard používali od začátku, měli by mnohem dříve přesný přehled o tom, kolik do jednotlivých oblastí dávají a kolik jim reálně zbývá.
Chcete místo faktur řešit svůj podnik?
Přestaňte trávit hodiny přepisováním faktur, hledáním dokladů a tvoření excelových tabulek. Věnujte čas tomu, co skutečně posouvá váš podnik, a mějte pod kontrolou náklady i zdražování dodavatelů dřív, než se promítnou do vaší marže. Domluvte si nezávaznou ukázku Dishboardu.
Chcete dosáhnout stejně skvělých výsledků i ve Vašem gastro podniku?
Povězte nám svůj příběh
a my vám připravíme řešení na míru!
a my vám připravíme řešení na míru!