English
Čeština
SlovenčinaFood cost vyskočil o 5 %. Dishboard vyřešil restauraci
v centru Prahy problém
za 40 000 Kč
Když Pavel – majitel Dvou kachen převzal prostor v centru Prahy, původně v něm fungovalo salátové bistro. Půl roku se snažil v konceptu pokračovat, postupně ale začal do nabídky přidávat guláš, flank steak a další jídla. Ukázalo se, že právě po nich je v lokalitě mnohem větší poptávka, a z původního bistra se postupně stala restaurace zaměřená na českou kuchyni.
Dnes má podnik kolem 16 lidí včetně brigádníků a spolupracuje s desítkami dodavatelů. S růstem restaurace se proto změnil i způsob, jakým bylo potřeba přemýšlet nad financemi. Nestačilo mít přibližnou představu o tom, kolik se utratí a kolik vydělá. Bylo potřeba vidět náklady průběžně, hlídat splatnosti a dokázat rychle poznat, když se v některé části provozu začne dít něco neobvyklého.
Právě v tom dnes Dvěma kachnám pomáhá Dishboard. A v jednom případě upozornil na problém, který restauraci během pouhých tří týdnů stál přibližně 40 000 Kč.
Dnes má podnik kolem 16 lidí včetně brigádníků a spolupracuje s desítkami dodavatelů. S růstem restaurace se proto změnil i způsob, jakým bylo potřeba přemýšlet nad financemi. Nestačilo mít přibližnou představu o tom, kolik se utratí a kolik vydělá. Bylo potřeba vidět náklady průběžně, hlídat splatnosti a dokázat rychle poznat, když se v některé části provozu začne dít něco neobvyklého.
Právě v tom dnes Dvěma kachnám pomáhá Dishboard. A v jednom případě upozornil na problém, který restauraci během pouhých tří týdnů stál přibližně 40 000 Kč.
40 000 Kč
1 platební kalendář
pro přehled o všech splatnostech
odhalené ztráty
v kuchyni
v kuchyni
měsíčně ušetřených
na administrativě
na administrativě
10 hodin
Z nefungujícího bistra vznikla česká restaurace v centru Prahy
Gastronomie nebyla pro Pavla Dvou kachen novým prostředím. Po škole pracoval jako kuchař i číšník, později prošel několika pozicemi v hotelnictví od recepce a snídaní až po food & beverage management a organizaci konferencí.
Po covidu se přes známého dostal k prostoru na pražské ulici Na Příkopě, kde v té době fungovalo salátové bistro. Nejdřív se snažil původní koncept zachovat, zákazníci ale ukázali, že chtějí něco jiného.
Po covidu se přes známého dostal k prostoru na pražské ulici Na Příkopě, kde v té době fungovalo salátové bistro. Nejdřív se snažil původní koncept zachovat, zákazníci ale ukázali, že chtějí něco jiného.
„Začal jsem občas nabízet guláš na poledním menu nebo flank steak. Zjistil jsem, že na to lidi chodí mnohem radši než na saláty.“
Koncept se proto postupně proměnil v českou restauraci. Původní myšlenkou Dvou kachen byly hlavně kachní speciality a využití celé suroviny, hosté – z velké části zahraniční návštěvníci Prahy – ale měli zájem i o klasiky jako guláš nebo koleno. Majitel se proto přizpůsobil poptávce a vybudoval podnik, který podle jeho slov staví českou kuchyni na poctivém jídle za normální ceny.
Začátky přitom byly výrazně jiné než dnešní provoz. Majitel se učil velkou část věcí spojených s vlastním podnikáním za pochodu a v prvních letech zastával několik rolí najednou. Dnes už restaurace funguje s vlastním týmem a jeho práce se může mnohem víc soustředit na řízení provozu než na to, aby zároveň vařil a obsluhoval hosty.
Začátky přitom byly výrazně jiné než dnešní provoz. Majitel se učil velkou část věcí spojených s vlastním podnikáním za pochodu a v prvních letech zastával několik rolí najednou. Dnes už restaurace funguje s vlastním týmem a jeho práce se může mnohem víc soustředit na řízení provozu než na to, aby zároveň vařil a obsluhoval hosty.
S růstem restaurace už nestačilo řídit finance podle pocitu
Podobně se vyvíjelo i finanční řízení. Na začátku nebylo potřeba pracovat s velkým množstvím dat. Majitel měl přibližnou představu o příjmech a výdajích a faktury následně předával účetnímu. Jak ale restaurace rostla, přibývalo dodavatelů, faktur i nákladových položek. Mezi pravidelné dodavatele dnes patří řezník, pekař, dodavatelé nápojů, velkoobchod a řada dalších.Stálých je podle majitele přibližně 20 až 30, při započítání nepravidelných nákupů jde o desítky různých dodavatelů.
Dishboard začal používat především proto, aby měl ve financích systém a nemusel se spoléhat jen na to, že doklady předá účetnímu a výsledky bude řešit zpětně. Postupně se ale ukázalo, že přínos není jen v organizaci faktur.
Díky výsledovce mohl začít sledovat také poměr jednotlivých nákladů k tržbám a rychleji si všimnout, když se některá hodnota začne od běžného stavu odchylovat. A právě to se stalo po nástupu nového kuchaře.
Dishboard začal používat především proto, aby měl ve financích systém a nemusel se spoléhat jen na to, že doklady předá účetnímu a výsledky bude řešit zpětně. Postupně se ale ukázalo, že přínos není jen v organizaci faktur.
Díky výsledovce mohl začít sledovat také poměr jednotlivých nákladů k tržbám a rychleji si všimnout, když se některá hodnota začne od běžného stavu odchylovat. A právě to se stalo po nástupu nového kuchaře.
Food cost vyskočil o 5 %. Za tři týdny problém stál přibližně 40 000 Kč
Majitel byl zvyklý sledovat, jakou část tržeb tvoří náklady na suroviny. Krátce po změně v kuchyni si v Dishboardu všiml, že jejich podíl vyskočil přibližně o pět procentních bodů.
„Začalo se řešit proč a najednou se zjistilo, že kuchař si předpřipravil dopředu spoustu jídla a pak ho večer vyhazoval.“
Nešlo tedy o zdražení dodavatele ani o problém v tržbách. V kuchyni se připravovalo příliš mnoho surovin dopředu a část z nich se na konci dne vyhazovala. Dishboard samotnou příčinu samozřejmě neurčil – ukázal ale odchylku v číslech, kvůli které se tým začal ptát, co se změnilo. Když majitel následně ztrátu spočítal, vyšlo mu, že za zhruba tři týdny šlo přibližně o 40 000 Kč.
„Začalo se řešit proč a najednou se zjistilo, že kuchař si předpřipravil dopředu spoustu jídla a pak ho večer vyhazoval.“
Nešlo tedy o zdražení dodavatele ani o problém v tržbách. V kuchyni se připravovalo příliš mnoho surovin dopředu a část z nich se na konci dne vyhazovala. Dishboard samotnou příčinu samozřejmě neurčil – ukázal ale odchylku v číslech, kvůli které se tým začal ptát, co se změnilo. Když majitel následně ztrátu spočítal, vyšlo mu, že za zhruba tři týdny šlo přibližně o 40 000 Kč.
„Nevím, jak dlouho by mi trvalo, než bych to zjistil. Ale jenom tři týdny mě stály čtyřicet tisíc.“
Výsledovka ukáže, kde začít hledat
Podobným způsobem dnes Dvě kachny používají výsledovku i při běžném řízení restaurace. Pokud v některém měsíci vzrostou náklady na suroviny, mohou se podívat podrobněji na jednotlivé kategorie a zjistit, co se za změnou skrývá.
Vyšší náklady totiž automaticky neznamenají problém. Pokud restaurace například na konci měsíce nakoupí větší zásobu piva, projeví se to v nákladech, ale část zboží zůstává na skladě pro další období. Důležité je vědět, proč číslo vzrostlo, a teprve podle toho reagovat.
Stejná data může majitel využít i při jednání s dodavateli. Když vidí, kolik restaurace dlouhodobě utrácí například u řezníka, má konkrétní podklad pro vyjednávání o cenách a může si spočítat, co by i několikaprocentní sleva znamenala v měsíčních nákladech.
Vyšší náklady totiž automaticky neznamenají problém. Pokud restaurace například na konci měsíce nakoupí větší zásobu piva, projeví se to v nákladech, ale část zboží zůstává na skladě pro další období. Důležité je vědět, proč číslo vzrostlo, a teprve podle toho reagovat.
Stejná data může majitel využít i při jednání s dodavateli. Když vidí, kolik restaurace dlouhodobě utrácí například u řezníka, má konkrétní podklad pro vyjednávání o cenách a může si spočítat, co by i několikaprocentní sleva znamenala v měsíčních nákladech.
Faktury od pravidelných dodavatelů se načítají automaticky
Dishboard zároveň zjednodušuje každodenní práci s doklady. Faktury od pravidelných dodavatelů se do systému dostávají automaticky. Pokud jde o jednorázový nákup nebo jiný doklad mimo běžné dodavatele, může ho tým jednoduše vyfotit a nahrát.
Majitel tak nemusí všechny faktury ručně sbírat a následně zpracovávat. Podle vlastního odhadu mu používání Dishboardu může ušetřit kolem 10 hodin práce měsíčně. Jednodušší je i spolupráce s účetním. Ten má dnes do Dishboardu vlastní přístup a po skončení měsíce si potřebné faktury stáhne sám. Dříve se doklady předávaly v papírové podobě.
Majitel tak nemusí všechny faktury ručně sbírat a následně zpracovávat. Podle vlastního odhadu mu používání Dishboardu může ušetřit kolem 10 hodin práce měsíčně. Jednodušší je i spolupráce s účetním. Ten má dnes do Dishboardu vlastní přístup a po skončení měsíce si potřebné faktury stáhne sám. Dříve se doklady předávaly v papírové podobě.
Platební kalendář hlídá, co a kdy zaplatit
Jednou z nejpoužívanějších funkcí se stal platební kalendář. Všechny faktury se splatností jsou na jednom místě, takže není potřeba jednotlivé termíny držet v hlavě nebo si je přepisovat do dalšího systému.
„Kalendář plateb byl asi nejpoužívanější a nejlepší věc. Nahází se to tam a člověk si to jeden den nacvaká a zaplatí.“
Před zavedením systému se podle majitele stávalo, že některé faktury zaplatil pozdě. Díky platebnímu kalendáři má dnes přehled o tom, co je potřeba uhradit a kdy. V době, kdy finance řešil sám, proto Dishboard otevíral prakticky každý den právě kvůli kontrole plateb a tomu, co ho čeká.
„Kalendář plateb byl asi nejpoužívanější a nejlepší věc. Nahází se to tam a člověk si to jeden den nacvaká a zaplatí.“
Před zavedením systému se podle majitele stávalo, že některé faktury zaplatil pozdě. Díky platebnímu kalendáři má dnes přehled o tom, co je potřeba uhradit a kdy. V době, kdy finance řešil sám, proto Dishboard otevíral prakticky každý den právě kvůli kontrole plateb a tomu, co ho čeká.
Dvě kachny před a po Dishboardu
| Ukazatel | Před zavedením dashboardu | Po zavedení |
|---|---|---|
| Faktury | Ruční zpracování a předávání účetnímu | Faktury od pravidelných dodavatelů se načítají automaticky |
| Splatnosti | Nutnost hlídat jednotlivé platby | Platební kalendář na jednom místě |
| Náklady | Především orientační přehled | Výsledovka a procentuální sledování nákladů |
| Food cost | Složitější odhalování odchylek | Rychle viditelná změna nákladů na suroviny |
| Účetnictví | Předávání papírových dokladů | Účetní má vlastní přístup a faktury si stahuje sám |
| Administrativa | Více ruční práce | Podle odhadu majitele kolem 10 hodin měsíčně zpět |
Nejčastější otázky a odpovědi – Dishboard
Dishboard umožňuje sledovat náklady na suroviny v poměru k tržbám a porovnávat jejich vývoj. Ve Dvou kachnách si majitel díky tomu všiml nárůstu přibližně o pět procentních bodů. Následná kontrola provozu odhalila zbytečné plýtvání v kuchyni, které podle jeho výpočtu stálo restauraci za tři týdny kolem 40 000 Kč.
Záleží na velikosti provozu a množství dokladů. Majitel Dvou kachen odhaduje úsporu ve svém případě přibližně na 10 hodin měsíčně. Faktury od pravidelných dodavatelů se načítají automaticky a účetní si potřebné podklady může stáhnout přímo ze systému.
Platební kalendář soustředí faktury a jejich splatnosti na jedno místo. Dvě kachny díky němu vidí, co je potřeba zaplatit a kdy, aniž by bylo nutné jednotlivé termíny evidovat zvlášť.
Ano. Výsledovka umožňuje sledovat vývoj jednotlivých nákladových kategorií. Pokud některá z nich nečekaně vzroste, provozovatel může dohledat příčinu a rozhodnout, zda jde například o větší nákup zásob, změnu cen dodavatele nebo problém přímo v provozu.
Ve Dvou kachnách má účetní vlastní přístup do Dishboardu a potřebné faktury si po skončení měsíce stahuje sám. Oproti dřívějšímu předávání dokladů v papírové podobě tak odpadá část ruční administrativy.
Chcete místo faktur řešit svůj podnik?
Přestaňte trávit hodiny přepisováním faktur, hledáním dokladů a tvoření excelových tabulek. Věnujte čas tomu, co skutečně posouvá váš podnik, a mějte pod kontrolou náklady i zdražování dodavatelů dřív, než se promítnou do vaší marže. Domluvte si nezávaznou ukázku Dishboardu.
Chcete dosáhnout stejně skvělých výsledků i ve Vašem gastro podniku?
Povězte nám svůj příběh
a my vám připravíme řešení na míru!
a my vám připravíme řešení na míru!