English
Čeština
SlovenčinaZ 10 faktur měsíčně bylo 110. Jak Acid Coffee získalo přehled o platbách
s Dishboardem
Když Vojtěch s kamarádem Danem před šesti lety otevřeli Acid Coffee, administrativa rozhodně nebyla tím, kolem čeho by se jejich podnikání točilo. První roky stáli za barem hlavně sami, objednávek bylo relativně málo a faktury se jednoduše třídily v e-mailu do složek zaplacené a nezaplacené.
Jenže Acid postupně rostl. Přibyli lidé, dodavatelé i sortiment a z původních zhruba deseti faktur za měsíc jich najednou bylo kolem 110. Systém, který bez problémů fungoval v malé kavárně, přestal stačit. Dnes Acid Coffee používá Dishboard především proto, aby mělo na jednom místě přehled o fakturách, splatnostech a měsíčních nákladech – a nemuselo zpětně dohledávat, co už bylo zaplacené a co ještě ne.
Jenže Acid postupně rostl. Přibyli lidé, dodavatelé i sortiment a z původních zhruba deseti faktur za měsíc jich najednou bylo kolem 110. Systém, který bez problémů fungoval v malé kavárně, přestal stačit. Dnes Acid Coffee používá Dishboard především proto, aby mělo na jednom místě přehled o fakturách, splatnostech a měsíčních nákladech – a nemuselo zpětně dohledávat, co už bylo zaplacené a co ještě ne.
110 faktur
1 platební kalendář
pro přehled o všech splatnostech
přehledně
na jednom místě
na jednom místě
bez hlídání faktur
v e-mailu
v e-mailu
30 dodavatelů
Od brigádníka přes opravy kaváren v Berlíně až k vlastnímu podniku
Vojtěch se v gastru pohybuje dlouho. Začínal jako brigádník při vysoké škole, později pracoval jako technik a opravoval kávovary v Berlíně. Jako head barista se podílel také na otevírání několika barů a jejich designu, samotnému provoznímu řízení se ale dlouho spíš vyhýbal.
K vlastní kavárně se nakonec dostal díky nabídce prostoru, který dostal společně s kamarádem Danem. Acid Coffee začali stavět na začátku roku 2020 – a na plánované otevření přišla první vlna covidu. První dva roky proto fungovali v omezeném režimu, často přes výdejové okénko. Pomohl jim vnitroblok se zahrádkou, kde mohli hosté alespoň chvíli posedět, i když dostávali kávu do kelímku. První tři roky stáli za barem především oba majitelé, doplnění jedním nebo dvěma brigádníky a člověkem, který na částečný úvazek řešil provoz.
Od té doby se Acid posunul výrazně dál. Z komunitní kavárny se stal zavedený podnik s rostoucím týmem, širším sortimentem a přibližně třiceti pravidelnými dodavateli. A spolu s provozem rostlo i množství administrativy.
K vlastní kavárně se nakonec dostal díky nabídce prostoru, který dostal společně s kamarádem Danem. Acid Coffee začali stavět na začátku roku 2020 – a na plánované otevření přišla první vlna covidu. První dva roky proto fungovali v omezeném režimu, často přes výdejové okénko. Pomohl jim vnitroblok se zahrádkou, kde mohli hosté alespoň chvíli posedět, i když dostávali kávu do kelímku. První tři roky stáli za barem především oba majitelé, doplnění jedním nebo dvěma brigádníky a člověkem, který na částečný úvazek řešil provoz.
Od té doby se Acid posunul výrazně dál. Z komunitní kavárny se stal zavedený podnik s rostoucím týmem, širším sortimentem a přibližně třiceti pravidelnými dodavateli. A spolu s provozem rostlo i množství administrativy.
Když už nestačí rozdělit faktury podniku v e-mailu na zaplacené a nezaplacené
Zlom podle Vojtěcha přišel přibližně před třemi lety. Přibylo brigádníků, začaly se řešit výplaty a celkový rozpočet kavárny byl výrazně větší.
„Faktur nebylo deset za měsíc, ale prostě sto deset.“
Do té doby Acid fungoval poměrně jednoduše. Faktury, které přišly do e-mailu, se přesouvaly do složek podle toho, zda už byly zaplacené. Fixní náklady, jako nájem, energie nebo mzdy, se evidovaly v Excelu nebo Google tabulkách.
S menším počtem dokladů takový systém fungoval. Se stovkou faktur měsíčně už ale bylo mnohem těžší udržet si jistotu, že je všechno skutečně vyřešené. Do e-mailu navíc přicházely také upomínky a při zpětné kontrole bylo potřeba dohledávat v bankovnictví, jestli už konkrétní faktura odešla. Právě v téhle fázi začal Dishboard dávat Vojtovi největší smysl.
„Faktur nebylo deset za měsíc, ale prostě sto deset.“
Do té doby Acid fungoval poměrně jednoduše. Faktury, které přišly do e-mailu, se přesouvaly do složek podle toho, zda už byly zaplacené. Fixní náklady, jako nájem, energie nebo mzdy, se evidovaly v Excelu nebo Google tabulkách.
S menším počtem dokladů takový systém fungoval. Se stovkou faktur měsíčně už ale bylo mnohem těžší udržet si jistotu, že je všechno skutečně vyřešené. Do e-mailu navíc přicházely také upomínky a při zpětné kontrole bylo potřeba dohledávat v bankovnictví, jestli už konkrétní faktura odešla. Právě v téhle fázi začal Dishboard dávat Vojtovi největší smysl.
Platební kalendář, který používají v kavárně každý den
Hlavním důvodem pro zavedení Dishboardu byl přehled o fakturách a jejich splatnosti. Acid chtěl na jednom místě vidět, co už je zaplacené, co ještě čeká a kdy jednotlivé platby odcházejí. Dnes je proto pro Vojtěcha nejdůležitější funkcí platební kalendář.
„To je věc, kterou používáme na denní bázi. Máme pořád přehled o tom, co je zaplacené, co ne a kdy se to má zaplatit.“
Přehled splatností zároveň pomáhá s plánováním cash flow. Vojtěch dopředu vidí, kdy bude potřeba mít na účtu určitou částku, místo aby se o větší nezaplacené faktuře dozvěděl až ve chvíli, kdy přijde upomínka. Dříve totiž taková situace znamenala otevřít bankovnictví, dohledat variabilní symbol a zpětně kontrolovat, jestli platba skutečně proběhla. Dnes stačí zkontrolovat Dishboard.
Faktura bez QR kódu? Dishboard ho vytvoří
S přibližně 110 fakturami měsíčně pomáhá i samotné zpracování dokladů. Dishboard faktury načte, roztřídí a u těch, které QR kód nemají, ho vytvoří. Právě kombinace platebního kalendáře, načítání faktur a generování QR kódů patří podle Vojtěcha k funkcím, kvůli kterým Acid Coffee Dishboard používá. Výhodu to má i u dokladů, které nepřijdou e-mailem. Účtenku je možné jednoduše vyfotit hned při nákupu a dál už není potřeba hlídat její papírovou podobu.
Všechny podklady pro účetní na jednom místě
„Vyfotíme účtenku třeba rovnou na pumpě, můžeme ji vyhodit a účetní se k ní dostane.“
Předávání dokladů účetní je díky tomu výrazně jednodušší. Na konci měsíce může provozní z Dishboardu vyexportovat faktury i nafocené účtenky a poslat je najednou. Acid coffee tak nemusí část dokladů uchovávat v papírové složce, další hledat v e-mailu a následně kontrolovat, zda se na něco nezapomnělo. Digitální i původně papírové doklady se potkají na jednom místě. Pro Vojtěcha je právě tohle vedle platebního kalendáře jeden z největších praktických benefitů celého systému.
Z čísel je vidět i to, že ne každý náklad lze jednoduše seškrtat
Dishboard Acid Coffee neslouží jen k placení faktur. Vojtěch v něm vidí také měsíční náklady a zisk a může si průběžně kontrolovat, kolik peněz jde do jednotlivých oblastí provozu.
V jejich případě ale čísla neodhalila jednu konkrétní položku, kterou by stačilo zrušit a tím problém vyřešit. Naopak potvrdila, že velkou část nákladů tvoří věci, které pro provoz dávají smysl – od kvalitních surovin přes nájem a energie až po mzdy.
„Když se podívám na rozpis toho, kolik za co utrácíme, tak mi to všechno dává smysl.“
I to je pro řízení kavárny důležitá informace. Acid si zakládá na kvalitě a nechce ji snižovat jen proto, aby stlačil náklady o několik procent. Přehled tak Vojtěchovi pomáhá vidět reálnou strukturu financí a rozhodovat se s vědomím toho, kde skutečně prostor ke změně je – a kde už by šetření znamenalo kompromis, který dělat nechtějí.
V jejich případě ale čísla neodhalila jednu konkrétní položku, kterou by stačilo zrušit a tím problém vyřešit. Naopak potvrdila, že velkou část nákladů tvoří věci, které pro provoz dávají smysl – od kvalitních surovin přes nájem a energie až po mzdy.
„Když se podívám na rozpis toho, kolik za co utrácíme, tak mi to všechno dává smysl.“
I to je pro řízení kavárny důležitá informace. Acid si zakládá na kvalitě a nechce ji snižovat jen proto, aby stlačil náklady o několik procent. Přehled tak Vojtěchovi pomáhá vidět reálnou strukturu financí a rozhodovat se s vědomím toho, kde skutečně prostor ke změně je – a kde už by šetření znamenalo kompromis, který dělat nechtějí.
Hlavní benefit je pořádek ve fakturách.
Acid Coffee dnes pracuje s přibližně třiceti pravidelnými dodavateli a kolem 110 faktur měsíčně. S objemem, který by se v e-mailových složkách kontroloval čím dál složitěji, má díky Dishboardu jasně vidět, co už je vyřešené a co ho teprve čeká.
„Benefit je určitě pořádek ve fakturách. Vidím jasně svůj měsíční zisk a měsíční náklady. A mám jedno místo, ze kterého vyexportuju všechny faktury za celý měsíc pro účetní.“
Pro Vojtěcha tak není největší hodnotou Dishboardu jedna složitá analytická funkce. Je to hlavně jistota, že se při každodenním provozu neztratí faktura, nezapomene splatnost a doklady skončí tam, kde mají.
„Benefit je určitě pořádek ve fakturách. Vidím jasně svůj měsíční zisk a měsíční náklady. A mám jedno místo, ze kterého vyexportuju všechny faktury za celý měsíc pro účetní.“
Pro Vojtěcha tak není největší hodnotou Dishboardu jedna složitá analytická funkce. Je to hlavně jistota, že se při každodenním provozu neztratí faktura, nezapomene splatnost a doklady skončí tam, kde mají.
Acid Coffee před a po Dishboardu
| Ukazatel | Před zavedením dashboardu | Po zavedení |
|---|---|---|
| Faktury | Třídění v e-mailu na zaplacené a nezaplacené | Přehled faktur na jednom místě |
| Splatnosti | Kontrola v e-mailu a bankovnictví | Platební kalendář používaný denně |
| Placení | Každá faktura řešená jednotlivě | QR kódy připravené k platbě |
| Papírové účtenky | Nutnost uchovávat doklady | Vyfocení dokladu rovnou při nákupu |
| Podklady pro účetní | Kombinace e-mailů a papírových dokladů | Export dokladů za celý měsíc z jednoho místa |
| Přehled o financích | Fixní náklady v Excelu nebo Google tabulkách | Měsíční náklady a zisk v jednom přehledu |
Dishboard pro kavárny – FAQ's
Dishboard umožňuje soustředit faktury a další doklady na jednom místě. Acid Coffee díky němu nemusí spoléhat jen na třídění e-mailů a zpětné dohledávání plateb v bankovnictví. U faktur navíc může využít platební kalendář a automaticky vytvořené QR kódy.
V platebním kalendáři je vidět, které faktury jsou zaplacené, které ještě čekají a kdy mají být uhrazené. Acid Coffee tuto funkci používá každý den a využívá ji také při plánování toho, kolik peněz bude v konkrétní době potřebovat na platby.
Ano. Acid Coffee dnes řeší kolem 110 faktur měsíčně a spolupracuje přibližně se třiceti pravidelnými dodavateli. Právě s růstem počtu dokladů pro ně začalo být důležité mít faktury a jejich splatnosti v jednom systému.
Doklad lze vyfotit a uložit do Dishboardu rovnou při nákupu. Nemusíte tak schraňovat papírové účtenky až do konce měsíce a následně je ručně předávat účetní.
Ano. Acid Coffee může z jednoho místa vyexportovat faktury i nafocené účtenky za celý měsíc. Nemusí tak kombinovat papírové doklady s fakturami uloženými v e-mailu.
Chcete místo faktur řešit svůj podnik?
Přestaňte trávit hodiny přepisováním faktur, hledáním dokladů a tvoření excelových tabulek. Věnujte čas tomu, co skutečně posouvá váš podnik, a mějte pod kontrolou náklady i zdražování dodavatelů dřív, než se promítnou do vaší marže. Domluvte si nezávaznou ukázku Dishboardu.
Chcete dosáhnout stejně skvělých výsledků i ve Vašem gastro podniku?
Povězte nám svůj příběh
a my vám připravíme řešení na míru!
a my vám připravíme řešení na míru!